改正「電子帳簿保存法」に中小企業・零細企業が対応する方法
2022年1月から「改正電子帳簿保存法」が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について抜本的な見直しが行われたことはご存知でしょうか。この法律の内容をざっくりとお伝えすると、会社のお金に関する書類（領収書や請求書等）をメールやダウンロードなど電子データ（PDFや画像）で受け取った場合、電子データの状態で保存しなければいけない（義務）という法律です。言い方を変えると、電子データで受け取った書類をわざわざ紙に印刷して保存してはいけないということです。
本来であれば2022年1月から全面施行される予定だったのですが、さすがに全ての企業が対応できないため、2023年12月末までの2年間については従来どおりの方法（電子データを紙にプリントアウトする）で保存することが認められています。といっても、あと1年半後には全ての企業が対応しなければいけません。商習慣はそんなにすぐには変わらないため、あと1年半で計画的に移行できるように進めていきましょう。
電子データ保存の要件
電子データで保存することができれば、書類の保管場所が少なくなったり、書類が整理しやすくなり、検索性も向上します。企業規模が大きくなれば扱う電子データも膨大な数になるため、導入するメリットはとても大きいと言えます。ただし、電子データであればどんな形でもよいのか、というとそうではありません。改正電子帳簿保存法では電子データで保存する場合の要件が定められています。
その中でも特に重要なことは次の2つです。
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する措置
「検索機能の確保」は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはならないことです。この法律に対応した会計ソフト等を使用すれば問題ありませんが、そのようなソフトを使用しない場合はファイル名に上記の情報を含んだり、Excelで索引簿を作成してファイルと関連付けて検索できる方法も認められています。
「データの真実性を担保する措置」については次の中からいずれかを行うことが求められます。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- データに速やかにタイムスタンプを押す
- データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
- 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
この中で中小企業・零細企業が導入しやすいのがタイムスタンプでしょう。タイムスタンプは取引する両社が導入することが前提となりますが、既存のクラウドサービスを導入すればよいだけなので敷居は低いと考えます。Googleで「タイムスタンプ」と検索すれば、いろいろなサービスが表示されますので、料金や使いやすさを比較して、自社にとって一番使いやすいサービスを導入しましょう。
タイムスタンプとは
そもそもタイムスタンプとは何なのでしょうか。簡単に言ってしまうと「その時刻に電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことの2つを証明するもの」です。電子データの場合、例えば10日前に取引が無かったにも関わらず、まるで10日前に取引があったかのような書類を作成することが簡単にできます。また、金額を書き直すなど、後で内容を改ざんすることもできます。
このように電子データは紙の書類と比べると信ぴょう性が低いため、情報の内容を担保する仕組みが必要です。そこで利用されるのがタイムスタンプという仕組みです。タイムスタンプを使用することで、存在証明と非改ざん証明を担保します。
ちなみに似たような仕組みで「電子サイン」があります。これはタイムスタンプと異なり、その人本人がその書類を作成したという「本人性」を担保するためのものです。つまり、存在証明と本人性の両方を担保するにはタイムスタンプと電子サインの2つを導入する必要があります。
従量課金制の「みんなのタイムスタンプ」
さまざまなタイムスタンプサービスが販売されていますが、今回はその中から「みんなのタイムスタンプ」をご紹介します。基本的な考え方として、扱う書類の数が多い場合は定額制のサービスを、そうではない場合は従量課金制のサービスを利用する方がお得です。みんなのタイムスタンプは中小企業や零細企業のような書類の数がそれほど多くない組織に向いている従量課金制のサービスです。
このサービスの特徴は5つあります。
- 初期費用0円
- 簡単にタイムスタンプ付与
- 超低価格
- ファイル検索機能は電子帳簿保存法に対応
- 最高水準のセキュリティ
機能性に関しては法律に則る必要があるため、他社と比較してもそれほど差はないと思います。ですので、利用料金と見た目などの使いやすさを重視するのがよいのではないでしょうか。ちなみに「みんなのタイムスタンプ」の料金体系は次のようになっています。
- タイムスタンプ付与料金は1文書あたり22円（税込）
- 1年以上経過した文書の保管料金は1.1円（税込）／月
1ヶ月に100文書を作成した場合でも2,200円です。これが数千、数万という数になれば定額制の方が適していますが、数百通程度であれば従量課金の方がお得です。また、タイムスタンプを試用したい場合も従量課金の方が負担は少なくなります。
会員登録するだけであれば無料なので、一度無料アカウントを作成して、使い勝手が自分に合っているのか試してみてはいかがでしょうか。
